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Modul · Finanzen

Rechnungen und Angebote. Das PDF entsteht beim Eintippen.

Links füllen Sie die Rechnung aus, rechts erscheint die Vorschau im Erscheinungsbild Ihrer Organisation. Erst beim Ausstellen bekommt die Rechnung ihre Nummer und wird als Forderung gebucht.

Empfänger aus Mitgliedern und Kontakten

Mitglieder sind direkt wählbar, andere legen Sie als Kontakt an. Häufige Leistungen liegen als Positionen im Katalog, Sie können Positionen aber auch frei eingeben.

Konto, Sphäre und Kostenstelle je Position

Jede Position trägt Erlöskonto, Sphäre und Kostenstelle. Beim Ausstellen entsteht die Forderung mit der richtigen Zuordnung, ohne Nacharbeit in der Buchhaltung.

Steuer nach Ihrem Status

Als Kleinunternehmer steht der Hinweis nach § 19 UStG auf der Rechnung, eine Steuerspalte gibt es nicht. Bei Regelbesteuerung wählen Sie je Position den Steuerfall (19 %, 7 % oder steuerfrei nach § 4) und sehen die Umsatzsteuer je Satz in der Summe.

Entwurf, Ausstellen, Storno

Entwürfe sind frei änderbar und haben noch keine Nummer. Beim Ausstellen vergibt Allmende die nächste Nummer ohne Lücke, erzeugt das PDF und sperrt den Inhalt. Fehler korrigieren Sie mit einer Gegenrechnung, auch teilweise.

Versand mit GiroCode

Das PDF geht per E-Mail an den Empfänger, lässt sich herunterladen oder drucken. Ein GiroCode für die Überweisung steht auf der Rechnung.

E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung

Rechnungen und Gutschriften gehen auf Wunsch als E-Rechnung hinaus; Empfänger mit Leitweg-ID bekommen XRechnung. Vor dem Ausstellen prüft Allmende die Daten gegen die offiziellen Regeln und nennt, was fehlt.

Angebote mit Annahme im Portal

Angebote haben eine eigene Nummer und ein Gültigkeitsdatum. Der Empfänger nimmt sie im Rechnungsportal an oder lehnt sie ab; ein angenommenes Angebot wird mit einem Klick zur Rechnung.

Abschlags- und Schlussrechnung

Teilzahlungen rechnen Sie mit Abschlägen ab; die Schlussrechnung zieht die bezahlten Abschläge mit ihrer Steuer ab.

Wiederkehrende Rechnungen und Preislisten

Vorlagen mit Zeitplan erzeugen Entwürfe, nichts wird ungeprüft ausgestellt. Preislisten geben Artikeln einen eigenen Preis je Kontakt.

Mahnwesen in Stufen

Erinnerung, erste und zweite Mahnung mit eigenen Fristen und Texten. Verzugszinsen und Pauschale nur gegenüber Unternehmen, und nur wenn Sie es einschalten.

Rechnungsportal für Empfänger

Empfänger sehen ihre Rechnungen, offenen Beträge und Zahlungsdaten ohne eigenes Konto. Sie prüfen vorab, wie das Portal für einen Kontakt aussieht.

Online bezahlen

Ist die Online-Zahlung über Mollie eingeschaltet, erscheint „Online bezahlen“ im Rechnungsportal und als Link in Rechnungs-, Erinnerungs- und Mahn-E-Mails. „Zahlungslink kopieren“ gibt den vorhandenen Link des Rechnungsportals weiter. Liegt die Rechnung in einem Lastschriftlauf, wird kein Link angeboten.

Mahnung per Brief

Mahnungen können über LetterXpress als Brief hinausgehen. Anrede, Sprache (Deutsch oder Englisch) und Sie oder du richten sich nach dem Kontakt. Ob eine Kopie der Rechnung beiliegt, entscheiden Sie.

Entwürfe speichern sich selbst

Vorhandene Rechnungs- und Angebotsentwürfe werden beim Bearbeiten automatisch gespeichert. Hat jemand den Entwurf inzwischen geändert, wird nichts überschrieben.

Beispieldaten. Vorschau der Rechnung als PDF.

Weitere Module

Allmende ist modular. Sie schalten nur ein, was Ihre Organisation braucht.

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