AnmeldenDemo anfragen

Modul · Finanzen

Erstattungen. Auslagen einreichen, prüfen, auszahlen.

Wer für die Organisation etwas auslegt, reicht es mit Beleg ein, auch ohne Konto. Das Team prüft je Position und gibt frei, genehmigte Beträge gehen in den Zahlungslauf, und die Einreichenden sehen jederzeit den Stand.

Einreichen ohne Konto

Drei Schritte: Person und Konto, Ausgaben mit Belegen, Prüfen. Nach einer Bestätigung per E-Mail landet der Antrag beim Team. Im Mitgliederportal ist das Formular vorausgefüllt.

Fahrtkosten, Bewirtung und Fremdwährung

Fahrtkosten nach dem Kilometersatz Ihrer Organisation, Bewirtungsbelege mit den nötigen Angaben, fremde Währungen zum Referenzkurs der EZB vom Tag der Ausgabe.

Rechnungen und Honorare

Rechnungen als PDF einreichen; eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei füllt das Formular aus. Die Erklärung zur Ehrenamtspauschale wird je Person und Jahr mitgeführt.

Prüfen je Position

Jede Position genehmigen, kürzen mit Begründung oder streichen. Rückfragen beziehen sich auf eine Position und haben eine Frist; eigene Filteransichten sparen Klicks.

Freigabe und Auszahlung

Freigabewege legen fest, wer ab welchem Betrag zeichnet. Ausgezahlt wird per SEPA-Datei oder Zahlungslauf, die Einreichenden werden benachrichtigt.

Stand für alle sichtbar

Einreichende verfolgen den Stand über einen Link oder im Portal. Ein Hinweis zeigt, wie lange eine Erstattung bei Ihnen üblicherweise dauert.

Abgleich mit den Belegen

Datum und Betrag je Position werden mit dem Beleg verglichen und als „passt“ oder „weicht ab“ markiert. Eine Abweichung ist ein Hinweis vor der Entscheidung, keine Sperre. „Übernehmen“ kürzt die Position auf den niedrigeren Betrag; die Änderung wird mit altem und neuem Wert protokolliert. Das läuft nur, solange die Belegerkennung eingeschaltet ist.

Wenn eine Überweisung zurückkommt

Bucht Allmende eine zurückgekommene Überweisung und ist der Antrag wieder „genehmigt“, erhält die antragstellende Person eine E-Mail mit Betrag, Datum, dem Grund der Bank in einfachen Worten und der Bitte um die richtige IBAN. Weicht die IBAN von den bekannten ab, wartet die Zahlung auf eine Entscheidung.

Entwürfe und angefangene Anträge

Dateien, die Sie auf Erstattungsanträge, Eingangsrechnungen oder den Belegeingang ziehen, werden zu Entwürfen. Verworfene Entwürfe lassen sich 30 Tage lang wiederherstellen; vergessene Entwürfe werden angemahnt, aber nie gelöscht. Im Portal angefangene Anträge bleiben auf dem Server erhalten.

Weitere Module

Allmende ist modular. Sie schalten nur ein, was Ihre Organisation braucht.

Vorheriges Modul: Rechnungen und AngeboteNächstes Modul: Planung und Controlling

Allmende für Ihre Organisation ansehen. Wir zeigen die Module, die Sie brauchen.

Wir zeigen Ihnen Allmende an Ihrem Anwendungsfall und beantworten Ihre Fragen. Schreiben Sie uns, wir melden uns zurück.

Demo anfragen