Modul · Dokumente
Dokumente und E-Signatur. Ablegen, finden, fristgerecht löschen.
Verträge, Protokolle, Satzungen und Belege liegen an einem Ort, mit Ordnern, Volltextsuche und Fristen. Was eine Aufbewahrungspflicht hat, lässt sich nicht vorzeitig löschen, und Dokumente lassen sich siegeln oder unterschreiben.
Ein Eingang für alle Dateien
PDFs, Fotos, Office-Dateien und E-Mails kommen über Upload, ein Postfach oder einen WebDAV-Ordner. Jede Datei wird vor dem Speichern auf Schadsoftware geprüft.
Ordner, Schlagwörter und Suche
Ordner und feste Etiketten für die Ordnung, freie Schlagwörter für den Alltag, Volltextsuche in PDF-Dokumenten.
Versionen und Stempel
Jede Änderung wird eine neue Version. Stempel wie „geprüft“ oder „bezahlt“ stehen in einem Protokoll, das niemand umschreiben kann.
Aufbewahrung und Löschung
Jede Dokumentart hat eine Aufbewahrungsklasse. Das endgültige Löschen bei gesetzlicher Pflicht braucht eine zweite Person; eine rechtliche Sperre blockiert jeden Weg.
Verträge und Fristen
Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung je Vertrag, mit Erinnerung und Kalendereintrag.
Prüfen, freigeben, teilen
Ein Dokument geht zur Prüfung oder Freigabe an Kolleginnen und Kollegen. Ausgewählte Dokumente teilen Sie mit Personen im Portal.
Siegeln und unterschreiben lassen
Mit dem Siegel Ihrer Organisation zeigen Sie, dass ein PDF unverändert ist. Über einen Signaturdienst unterschreiben externe Personen; die unterschriebene Fassung und ein Nachweis werden abgelegt. Beides ist eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte.
Weitere Module
Allmende ist modular. Sie schalten nur ein, was Ihre Organisation braucht.
- Modul · Gremien
Gremien und Versammlungen. Von der Einladung bis zum Protokoll.
Tagesordnung, Einladung, Anwesenheit, Abstimmung und Protokoll in einem Ablauf. Genehmigte Protokolle liegen danach im Archiv.
Modul ansehen - Grundausstattung · Datenschutz
Das Datenschutz-Center. Anfragen und Nachweise an einem Ort.
Auskunft, Löschung, Einwilligungen und Verzeichnisse mit Fristen und Vorlagen. So können Sie zeigen, was Sie wann getan haben.
Modul ansehen - Modul · Finanzen
Buchhaltung und Bank. Vom Kontoumsatz bis zum DATEV-Export.
Umsätze kommen per Bankabruf oder Import, Belege per Upload oder E-Mail. Festgeschriebene Buchungen bleiben nachvollziehbar, der Abschluss geht an die Steuerberatung.
Modul ansehen
Vorheriges Modul: Briefe und NewsletterNächstes Modul: Datenschutz-Center
Allmende für Ihre Organisation ansehen. Wir zeigen die Module, die Sie brauchen.
Wir zeigen Ihnen Allmende an Ihrem Anwendungsfall und beantworten Ihre Fragen. Schreiben Sie uns, wir melden uns zurück.