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Modul · Finanzen

Buchhaltung und Bank. Vom Kontoumsatz bis zum DATEV-Export.

Umsätze kommen per Bankabruf, Kontoauszug oder PayPal-Export, Belege per Upload, Foto oder E-Mail. Sie buchen mit Vorschlag, schreiben fest und übergeben den Zeitraum an die Steuerberatung, nachvollziehbar bis zum einzelnen Beleg.

Umsätze abrufen oder importieren

Per FinTS ruft Allmende die Umsätze bei Ihrer Bank ab, auf Wunsch täglich. Alternativ importieren Sie CAMT.053, MT940, CSV oder Excel; doppelte Umsätze werden erkannt.

Buchen mit Vorschlag

Der offene Betrag steht schon in der ersten Zeile, Regeln schlagen Konto und Sphäre vor. Aufteilen geht mit einem Klick, Sammelüberweisungen werden je Posten gebucht.

Belege per Upload, Foto oder E-Mail

Belege laden Sie hoch, fotografieren sie mit dem Telefon oder senden sie an ein eigenes Postfach. Ohne Beleg lässt sich eine Buchung nicht festschreiben; fehlt er, erstellen Sie einen Eigenbeleg.

Zahlungsläufe und Lastschriften

Überweisungen und Beitragseinzüge bereiten Sie vor, eine zweite Person gibt frei, die Bank bekommt eine SEPA-Datei oder den Auftrag per FinTS. Rücklastschriften öffnen den Posten wieder.

Vorschläge mit Bewertung und Begründung

Jeder Vorschlag im Buchungsfenster zeigt eine Bewertung von 0 bis 100 (sicher, wahrscheinlich, unsicher) und die Gründe als kleine Marken, etwa gleicher Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck, bekannte IBAN oder passender Name. Vorschläge aus Ihren eigenen Regeln stehen immer vorn. Das Konto lernt Allmende aus den letzten Buchungen derselben Gegenpartei: Es wird vorgeschlagen, wenn mindestens zwei und mehr als die Hälfte davon dasselbe Konto nutzen; „gelernt aus 3 von 4 Buchungen“ steht dabei.

PayPal-Export einlesen

PayPal führen Sie wie ein Bankkonto. Aus der Aktivitätsdatei von PayPal (CSV) wird je Zahlung eine Zeile über den Bruttobetrag und eine über die Gebühr; die Gebühr wird sofort als Bankgebühr gebucht. Die Vorschau zeigt Brutto, Gebühr und Netto, bevor etwas gespeichert wird. Dieselbe Datei erneut hochzuladen ist unschädlich, jede Transaktion wird nur einmal übernommen.

Bestehende GoCardless-Lastschriften übernehmen

Wer Beiträge bisher über GoCardless einzieht, liest Kunden, Mandate, Abonnements, Zahlungen und Auszahlungen ein. Personen werden nach E-Mail-Adresse und Name zugeordnet; eine Person legt der Import nie von selbst an. Auszahlungen buchen Sie vom Kontoauszug aus, die Gebühren als Nebenkosten des Geldverkehrs. Eigene Einzugsläufe lassen aus, was GoCardless einzieht.

Belegerkennung auf Ihrem Server

Ein neuer Beleg wird im Hintergrund gelesen. Für noch leere Felder macht Allmende Vorschläge (Belegdatum, Rechnungsnummer, Betrag, Absender) und nennt die Herkunft, etwa E-Rechnung oder Text im PDF. Unter 70 % Sicherheit steht „unsicher, bitte prüfen“. Ein Klick füllt nur das Feld; gespeichert wird erst, wenn Sie speichern. Kein Dokument wird an einen anderen Dienst geschickt, als „sensibel“ eingestufte Dokumente werden nicht gelesen. Sie können die Erkennung je Organisation ausschalten.

Festschreiben und Perioden sperren

Festgeschriebene Buchungen bekommen eine lückenlose Nummer und lassen sich nur noch stornieren. Eine Hash-Kette zeigt, dass nichts nachträglich geändert wurde.

DATEV-Export und GoBD-Datensatz

Für die Steuerberatung erzeugen Sie den DATEV-Export, für Prüfungen den GoBD-Datensatz (Z3). Eine Verfahrensdokumentation zur Buchhaltung können Sie herunterladen.

Jahresabschluss und Kassenprüfung

Ein Assistent führt mit Checkliste durch den Abschluss und hält ihn in einem Protokoll fest; Wiederöffnen braucht eine zweite Person. Die Kassenprüfung bekommt Kassenbericht, Stichproben und ein Prüfpaket.

Spenden und Zuwendungsbestätigungen

Spenden auf dem Spendenkonto erfassen Sie aus den Buchungen, stellen Bestätigungen einzeln oder gesammelt aus und korrigieren sie bei Bedarf.

Organisationen mit nur einer verantwortlichen Person können die zweite Freigabe für diese Person ausdrücklich abschalten. Jede so erteilte Freigabe wird markiert und protokolliert.

Schutz vor geänderter IBAN

Weicht die IBAN einer Zahlung von den Konten ab, unter denen die Empfängerin oder der Empfänger bekannt ist, wird die Zahlung angehalten: Sie lässt sich nicht auswählen und kommt in keinen Zahlungslauf, das Finanzteam wird benachrichtigt. Wer die Berechtigung hat, sieht die letzten vier Stellen der bekannten und der neuen IBAN und nimmt sie mit frischem Code und Begründung an oder lehnt sie ab. Beides wird protokolliert.

Belege wandern mit dem Zahlungslauf

Anhänge, Antragsformular und E-Rechnung der Posten werden mit dem Zahlungslauf übernommen, ohne Kopie. Bucht der Kontoauszug einen Lauf mit mehreren Posten, entsteht eine Buchung für die Sammellastschrift mit Protokoll und Zahlungsdatei und je Posten eine Buchung mit den eigenen Belegen. Fehlen Belege, warnt Allmende bei der Freigabe, ohne sie zu sperren.

Sicher an die Bank

Bevor ein Zahlungslauf an die Bank geht, wird er als „wird gesendet“ vermerkt. Kommt keine Antwort, steht er auf „Ergebnis unklar“ und seine Posten bleiben gesperrt, bis feststeht, was die Bank getan hat; so geht kein Lauf doppelt hinaus. „Fehlgeschlagen“ nennt den Grund und gilt nur, wenn die Bank den Auftrag sicher nicht angenommen hat.

Online bezahlen mit Mollie

Die Online-Zahlung schalten Sie zusätzlich ein; ab Werk ist sie aus. Rechnungen und Veranstaltungsbuchungen bezahlen Zahlende auf der Bezahlseite des Anbieters, Karten- und Bankdaten gelangen nicht zu Allmende. Jede Zahlung wird auf einem eigenen Verrechnungskonto gegen die Forderung gebucht, mit eigenem Beleg; die Auszahlung des Anbieters buchen Sie vom Kontoauszug aus, samt Gebühren. Erstattungen laufen über den Anbieter zurück, Zahlungen, die sich nicht buchen lassen, stehen mit Grund unter „Zu prüfen“.

Weitere Module

Allmende ist modular. Sie schalten nur ein, was Ihre Organisation braucht.

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